Bab 9 : Mengelola dan mencetak Lembar Kerja

A.Menggunakan Fasilitas Print Preview

Sebelum mencetak dokumen atau lembar kerja, terlebih dahulu melihat bentuk hasil pencetakan lembar kerja di layar monitor untuk memeriksa hasil cetakan sebelum dicetak menggunakan printer. Apabila hasil cetakan belum sesuai maka dapat dilakukan perbaikan untuk menghasilkan cetakn yang diinginkan. Untuk melihat bentuk hasil percetakan di layar monitor, dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas print preview.

Tombol – tombol pada tollbar Print Preview :

1. Next, Menampilkan halaman berikutnya
2. Previous, Menampilkan halaman sebelumnya
3. Zoom, Memperbesar atau memperkecil tampilan
4. Print, Menampilkan kotak dialog Print untuk melakukan percetakan
5. Setup, Mengatur halaman, ukuran kertas, header / footer, dan margin dengan menampilkan kotak dialog Page Setup
6. Margins, Mengatur garis batas halaman
7. Page Break Preview, Mengubah tampilan lembar kerja dalam format page break
8. Close, Menutup jendela Preview
9. Help, Memunculkan fungsi bantuan

B. Mencetak Lembar Kerja dan Buku Kerja

1. Mencetak Lembar Kerja
Untuk mencetak lembar kerja ke printer, sebelumnya lembar kerja sudah harus dibuka dan dalam keadaan aktif. Tidak semua lembar kerja perlu dicetak. Apabila akan mencetak sebagian dari lembar kerja, maka harus memblok terlebih dahulu bagian lembar kerja yang akan dicetak.

2. Mencetak ke File
Mencetak dokumen ke file sebenarnya sama dengan menyimpan lembar kerja tetapi format dan filenya berupa suatu cetakan seperti gambar. Dokumen yang dihasilkan dari pencetakan dokumen lembar kerja ke file tidak dapat dibuka menggunakan Microsoft Excel karena formanya tidak sama.

Pada kotak dialog Print terdapat beberapa pilihan yang di gunakan untuk mengatur percetakan lembar kerja, yaitu :

1. Printer, Di gunakan untuk menentukan kemana dokumen akan dicetak.
2. Print Range, Di gunakan untuk menentukan halaman yang akan dicetak.
3. Print what, Menetukan lembar kerja yang akan di cetak.
4. Copies, Menentukan jumlah salinan yang di hasilkan dengan
mengisi jumlah salinan yang akan dihasilkan pada kotak Number of Copies.

C. Mengatur Tata Letak (Layout) Cetakan

1. Mengatur Kertas
Pengaturan hasil cetakan tidak terlepas dari pengaturan ukuran kertas, karena setiap pencetakn tidak selalu mengggunakan ukuran kertas yang sama. Penggunaan ukran ketas dapat berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. Langkah - langkah sebagai berikut File > Page Setup, akan menampilkan kotak Page Setup pilih tab Page
Pada bagian tab Page terdapat beberapa pilihan untuk menentukan format kertas yang di gunakan, yaitu :
a. Orientation, mengatur orientasi pencetakan.
b. Scaling, mengatur skala pencetakan.
c. Paper Size, menentukan ukuran kertas yang di gunakan.
d. Print Quality, menentukan kualitas pencetakan.

2. Mengatur Margin
Untuk menghasilkan hasil cetak yang baik, maka harus memperhatikan pengaturan margin. Margin merupakan jarak antara tepi halaman kertas dengan tepi bidang lembar kerja. Margin atau bidang pinggir halaman juga menentukan apakah bidang yang ingin dicetak dapat dibuat pada sebuah halaman atau tidak. Jika margin yang diatur melebihi batas halaman maka lembar kerja yang tercetak akan terputus.

Langkah - langkah sebagai berikut File > Page Setup, akan menampilkan kotak Page Setup pilih Margins
Pengaturan margin dapat di lakukan dengan mengisi nilai margin dan pengaturan lainnya pada kotak yang tersedia, yaitu :

a. Top, mengatur batas atas kertas.
b. Bottom, mengatur batas bawah kertas.
c. Left, mengatur batas kiri kertas.
d. Right, mengatur batar kanan kertas.
e. Header, mengatur letak header dari tepi atas ke halaman.
f. Footer, mengatur letak footer dari tepi bawah ke halaman.


3. Mengatur Header dan Footer
Untuk membuat tampilan pencetakan lebih menarik, akan lebih baik apabila dibuat suatu baris tambahan dibagian atas dan bawah dari halaman yang disebut header dan footer. Langkah - langkah sebagai berikut File > Page Setup, akan menampilkan kotak Page Setup kemudian pilih tab Header/Footer. Tampilan header dan footer juga dapat dilihat sebagai judul yang muncul pada setiap halaman. Selain itu, header dan footer biasanya digunakan untuk memberi identitas pada hasil cetakan.

4. Mengatur Lembar Kerja
Pengaturan lembar kerja dapat digunakan untuk mengatur daerah pencetakan. Dengan menentukan daerah pencetakan, akan dapat mencetak dokumen yang menggunakan beberapa lembar kerja sekaligus. Langkah - langkah sebagai berikut File > Page Setup, akan menampilkan kotak Page Setup kemudian pilih tab Sheet. Selain itu juga dapat menentukan apakah dalam pencetakan dokumen akan ditampilkan elemen-elemen lembar kerja seperti bingkai lembar kerja dan garis skala.

Fungsi untuk menampilkan elemen-elemen lembar kerja pada hasil pencetakan, yaitu :

a. Grindlines, menampilkan garis skala pada hasil pencetakan

b. Row and columns headings, menampilkan bingkai lembar kerja.

c. Black in white, mencetak hasil pencetakan dengan warna hitam putih.

d. Draft quality, mencetak hasil pencetakandengan kualitas draft sehingga menghemat tinta

e. Comments, menampilkan komentar pada hasil pencetakan

f. Cell error as, mengatur karakter yang akan ditampilkan pada saat terjadi error pada suatu sel.

D. Mengelola Lembar Kerja dalam Buku Kerja

1. Mengganti Nama Lembar Kerja
Apabila laporan yang dibuat akan digunakan untuk isi data yang berbeda, diperlikan nama lembar kerja yang unik atau berbeda untuk membedakan lembar kerja tersebut dengan lembar kerja lainnya.

2. Menyisipkan Lembar Kerja
Secara default, Microsoft Excel menyediakan lembar kerja(sheet)yang dapat ditambahkan sesuai kebutuhan.

3. Menyalin Lembar Kerja
Isi suatu lembar kerja pada Microsoft Excel dapat disalin pada lembar kerja lain yang masih kosong. Hal ini dilakukan untuk memudahkan kita dalam bekerja pada saat memerlukan beberapa lembar kerja yang memiliki format dan isi yamg sama.

4. Memindahkan Lembar Kerja
Selain menyialin isi dari suatu lembar kerja, dapat juga memindahkan isi dari lembar kerja. Memindahkan lembar kerja sebenarnya tidak jauh beda dengan menyalin isi lembar kerja.

5. Menghapus Lembar Kerja
Suatu lembar kerja pada Microsoft Excel dapat dihapus apabila sudah tidak dibutuhkan. Untuk melakukan penghapusan lembar kerja, dapat digunakan berbagai cara.

Bab 8 : Membuat Lembar Kerja Menggunakan Program Lembar Krja

Membuat Lembar Kerja

1. Membuat Lembar Kerja Baru

Workbook merupakan file microsoft excel XP yang berisi satu atau lebih lembar kerja (worksheet) yang dapat digunakan untuk mengorganisasikan berbagai macam informasi yg berhubungan

- Cara membuat buku kerja baru :

file > new (pilih Blank Workbook pada bagian new)

- Cara untuk menambah Sheet :

Insert >Worksheet

2. Memasukkan Data

Beberapa hal yg harus diperhatikan pada saat memasukkan data pada lembar kerja, yaitu :

- Posisi data yg dimasukkan akan berubah secara otomatis

- Data yg diketikkan akan tertulis pada lembar kerja apabila kamu menekan tombol panah atau mouse untuk menunjuk sel lain

- apabila kita ingin memperbaiki isi suatu sel dapat dilakukan dengan mengklik dua kali pada sel yg akan diubah

3. Menghapus Data

Cara untuk menghapus data yg mempunyai format tertentu :

EDIT > CLEAR

1. All : menghapus data & format tampilan
2. Format : menghapus format tampilan saja
3. Contents Del : menghapus data tanpa menghapus format pada sel
4. Comments : menghapus komentar pada sel tersebut

B. Menggabungkan Dua Lembar Kerja Atau Lebih

Untuk menggabungkan beberapa lembar kerja sekaligus dapat dilakukan melalui :

1. pilih tab lembar kerja

misal : sheet 1

2. tekan tombol SHIFT pada keyboard dan tahan kemudian pilih tab lembar kerja yang diinginkan yang akan dibuka secara bersamaan dengan lembar kerja sebelumnya.

contoh : di pilih sheet 2

3. pada tittle bar akan tertulis group.

hal ini menandakan bahwa lebar kerja tersebut telah terpilih bersamaan dengan sheet 1.

Untuk menulis pada lembar kerja, anda hanya perlu mengetik pada satu lembar kerja saja karena apapun yg tertulis pada sheet 1 akan tertulis juga pada sheet 2.

C. Memasukkan Teks, Tanggal, dan Bilangan

1. Memasukkan Data Teks

- Untuk memasukkan data dengan jenis teks dapat dilakukan dengan mengetikkan data pada sel

- Microsoft Excel secara otomatis akan mengatur posisi data jenis teks dengan format rata kiri (Align Left)

2. Memasukkan Data Tanggal Dan Waktu

- Untuk mengubah format tanggal dapat dilakukan dengan cara :

format cells number category date type ok

- Untuk mengubah format waktu sama dengn mengubah format tanggal, yang membedakan adalah “time” nya

E. Menggabungkan Sel

Penggabungan dua atau lebih sel akan menghilangkan batas kolom san baris sari sel tersebut dan sebagai gantinya sel sel tersebut akan berupa suatu sel yang lebih panjang atau lebih lebar. Dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

1. Blok sel B2 sampai E2

2. Klik ikon Merge and Center pada toolbar Formatting

3. Secara otomatis sel yang di blok yaitu sel B2 sampai E2 akan berubah menjadi satu sel

-Cara lain untuk menggabungkan sel adalah melalui menu :Format > Cells

F. Memformat Baris Dan Kolom

Mengubah ukuran baris atau kolom dengan cara :

1. Mengatur Tinggi Baris

Untuk mengubah tinggi dari suatu baris dapat dilakukan dengan menggunakan mouse, atau melalui menu Format

Langkah-langkah untuk mengatur tinggi s

uatu baris yaitu sebagai berikut :

- Pilih atau blok sel yang akan diubah tinggi barisnya.

- Apabila akan menggunakan mouse, tempatkan penunjuk mouse pada batas baris antar sel. Setelah muncul kursor dengan tanda panah dua arah di antara sel, tahan tombol mouse gerakkan mouse sesuai dengan ukuran tinggi baris yang diinginkan.

Cara lain untuk mengubah ukuran tinggi baris yaitu :

Melalui menu Format.

- Langkah-langkahnya :

1. Blok sel yang akan diubah tinggi barisnya.

2. Pilih menu Format - Row - Height

3. Selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog Row Heigh

4. Masukkan ukuran tinggi baris yang diinginkan pada kotak Row height. Tekan OK.

- Untuk mengatur tinggi baris agar dapat berubah sesuai dengan data yang dapat pada sel, dapat melalui Format - Row - AutoFit

2. Mengatur Lebar Kolom

* Langkah- langkah untuk mengatur lebar kolom, yaitu :

- Blok sel yang akan diubah lebar kolomnya

- Jika menggunakan mouse, tempatkan penunjuk mouse pada batas kolom antara sel. Setelah muncul kursor dengan tanda panh dua arah diantara sel, tahan tombol mouse dan gerakkan mouse sesuai ukuran lebar kolom yang diinginkan

- Cara lain untuk mengubah ukuran lebar kolom melalui menu Format.

Berikut adalah langkah-langkahnya :

1. Pilih atau blok sel yang akan diubah lebar kolomnya

2. Pilih dan klik menu Format > Column > Width

3. Selanjutnya, tampil kotak dialog Column Width
4. Masukkan ukuran tingii baris yang diinginkan pada kotak Column width. Tekan tombol OK

- Untuk mengatur lebar kolom agar dapat berubah sesuai dengan data yang terdapat pada sel, dapat dilakukan melalui menu :

Format > Column > AutoFit Selection

Selain itu juga ada fasilitas untuk mengubah lebar semua kolom yang dapat dilakukan melaluI langkah sebagai berikut :

- Pilih menu Format - Column - Standard Width

- Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Standard Width

- Isi kotak Standard column width dengan ukuran lebar kolom yang diinginkan. Tekan tombol OK

3. Menyembunyikan Baris atau Kolom.

* Untuk menyembunyikan baris atau kolom, dapat melakukan langkah-langkah berikut :

- Pilih satu atau lebih baris atau kolom yang disembunyikan.

- Pada menu Format, pilih Row untuk baris atau Column untuk kolom.

- Pilih Hide untuk menyembunyikan baris atau kolom.

* Untuk menampilkan kembali baris atau kolom yang disembunyikan, lakukan langkah-langkah berikut :

- Pilih baris atau kolom yang mengapit baris atau kolom yang disembunyikan

- Pada menu Format, pilih Row untuk baris atau Column untuk kolom.

- Pilih Unhide untuk menampilkan kembali baris atau kolom yang disembunyikan

G. Memindahkan Dan Menyalin Data

Microsoft excel dan aplikasi Windows lainnya menyediakan fasilitas untuk menyalin dan memindahkan data. Fasilitas yang terdapat pada Microsoft Excel adalah Cut, Copy, Paste, dan Paste Special.

1. Memindahkan data

memindahkan data adalah menghapus data yang terdapat pada suatu tempet atau sel dan menempatkannya di tempat atau sel yang lain. Untuk menghapus dan memindahkan data digunakan perintah Cut dan Paste.

Langkah – langkahnya yaitu:

a. Blok atau pilih sel yang berisi data yang akan dipindahkan.

b. Pilih menu Edit > Cut. Atau dengan menekan tombol Ctrl+ X pada keyboard.

c. Pindahkan penunjuk sel ke sel yang menjadi tempat untuk data yang dipindahkan.

d. Pilih menu Edit > Paste. Selain itu dapat dengan menekan tombol Ctrl +V pada keyboard.

e. Selanjutnya, data akan berpindah ke lokasi baru.

2. Menyalin Data

Menyalin data pada dasarnya sama dengan memindahkan data, tetapi data yang terdapat pada posisi awal tidak akan terhapus.

Langkah – langkahnya :

a. Blok atau pilih sel yang berisi data yang akan dipindahkan.

b. Pilih menu Edit→ Copy. Selain itu dapat dengan menekan tombol Ctrl +C pada keyboard.

c. Pilih penunjuk sel ke sel yang menjadi tempat untuk data yang akan disalin.

d. Pilih menu Edit→ Paste. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl +V pada keyboard.

e. Selanjutnya, data akan tersalin ke lokasi baru.

3. Menggunakan Paste Special

Berikut ini merupakan beberapa fasilitas yg terdapat pada paste special bagian paste :

1. All : menyalin isi sel termasuk formatnya
2. Formulas : hanya menyalin rumus sel
3. Values : hanya menyalin nilai hasil dari suatu penghitungan rumus
4. Formats : menyalin format yg terdapat pada sel sedangkan rumus isi atau isi sel di abaikan
5. Comments : menyalin komentar yg terdapat pada sel
6. Validation : hanya menyalin aturan validasi data yg terdapat pada sel
7. All except borders : menyalin semua yg terdapat pada sel kecuali garis pinggir
8. Column width : menyalin ukuran lebar kolom yg terdapat pada sell
9. Formulas and number formats : menyalin formula/rumus dan format angka pada sel
10. Values and number fomats : menyalin nilai hasil dan formt angka pada sel

- Pada bagian operation terdapat beberapa pilihan, yaitu sebagai berikut :

1. None : menyalin data yg terdapat pada sel tanpa melakukan operasi matematika
2. Add : menyalin data sekaligus menjumlahkan data tersebut dengan data yg terdapat pada sel tujuan
3. Substract : menyalin dan mengurangi data di sel tujuan dengan data dari sel awal
4. Multiply : menyalin data sekaligus mengalikannya dengan data yg terdapat pada sel tujuan
5. Divide : menyalin data sekaligus membagi data pada sel tujuan dengan data dari sel awal
6. Skip Blanks : digunakan apabila pada saat menyalin data terdapat pada sel yg kosong dan sel kosong tersebut tidak ingin disalin pada sel tujuan

Bab 7: Mengidentifikasi Perangkat Lunak Lembar Kerja (Worksheet) beserta Ikon dan menunya

A. Manfaat Program Lembar Kerja

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak spreadsheet yang sangat cocok untuk menyeleaikan dengan cepat dan akurat berbagai data kuantitatif (angka). Dengan pengolah angka Microsoft Excel, kita dapat menyajikan data secara cepat dan tepat, baik dalam bentuk tabel maupun grafik.

Dalam pengolah angka Microsoft Excel terdapat fasilitas-fasilitas khusus, yaitu;

- Pembuatan grafik dengan model-modelnya melalui Chart wizard.

- Mengurutkan angka melalui Ascending dan Descending

- Penyaringan data melalui Auto Filter dan Advance

- FilterAkurasi input data melalui Validation

- Pembuatan rumus melalui Paste Function untuk ketepatan dan kecepatan penyajian data

- Format bersyarat melalui Conditional Formating

Pengolah angka Microsoft Excel 2007 hadir untuk memberikan solusi cepat dan akurat dalam penyajian informasi data kuantitatif, baik dalam bentuk angka, tabel maupun grafik.

Pengolah angka Microsoft Excel 2007 sering dimanfaatkan dalam berbagai bidang seperti;

- bidang keuangan (koperasi, jual beli, perbankan dan lain-lain),

- teknologi (alat, bahan serta hasil produksi),

- social politic (sensus data, pemilihan umum, data kriminalitas, dan lain-lain),

- pendidikan (data nilai, data guru dan karyawan, jadwal pelajaran) dan lain-lain.

B. Mengaktifkan Program
Untuk mengaktifkan program Microsoft Excel dapat dilakukan melalui berbagai cara;

1. Start > Program > Microsoft Excel

2. Klik tombol Start > Run > ketikkan “excel” > Enter

3. Lihat di desktop bila ada shortcut menu Microsoft Excel langsung klik 2 kali atau double click icon tersebut

Pada Windows Microsoft Excel 2007 yang muncul, terdapat beberapa tampilan sebagai berikut :

-Office Button

-Quick Access

-Toolbar

-Title Bar

-Tab menu

-Ribbon

-RibbonFormula

-BarStatus

-BarHorizontal

-Scroll Bar

-Vertical Scroll Bar

-SpreadSheet

-Area Columns Rows

C. Menggunakan Menu pada Microsoft Excel

Menu pada Microsoft Office dapat bertambah sesuai kebutuhan pengguna. Untuk menggunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada menu dapat menggunakan mouse ke menu yang dituju. Pada menu yang dituju akan terbuka beberapa submenu kemudian untuk menggunakan fungsi dari setiap submenu dilakukan dengan mengklik submenu tersebut.

1. Menu File

Menu File merupakan menu yang berisi perintah-perintah untuk mengolah buku kerja Microsoft Excel. Menu yang terdapat diantaranya:
a. New, untuk membuat lembar kerja baru

b. Open, membuka dokumen

c. Close, menutup dokumen

d. Save atau Save as, menyimpan dokumen

e. Page Setup, mengatur dokumen

f. Print, mencetak dokumen

g. Exit, menutup Microsoft Excel

2. Menu Edit

Menu Edit merupakan menu yang digunakan untuk melakukan beberapa perubahan pada dokumen atau lembar kerja yang sedang aktif. Menu yang terdapat diantaranya:

a. Edit, untuk mengedit dokumen
b. Undo, pembatalan perintah terakhir
c. Repeat, pengulangan perintah terakhir
d. Cut, memotong data
e. Copy, menyalin data
f. Paste, memindahkan hasil penyalinan
g. Delete, untuk menghapus data
h. Move or Copy Sheet, penyalinan sheet
i. Delete Sheet, menghapus sheet

3. Menu View

Menu View merupakan menu yang berisi perintah-perintah yang berhubungan dengan pengaturan lingkungan dan lembar kerja pada Microsoft Excel. Menu yang terdapat diantaranya:

a. Task Pane
b. Tool Bar
c. Formula Bar
d. Status Bar
e. Header and footer

4. Menu Insert

Menu Insert merupakan suatu menu yang berisi perintah-perintah yang diperlukan untuk melakukan penyisipan pada lembar kerja Microsoft Excel baik berasal dari dalam maupun luar lingkungan Microsoft Excel. Menu yang terdapat diantaranya: a. Cells, menambahkan sel
b. Rows, menambahkan baris
c. Columns, menambahkan kolom
d. WorkSheet, menambahkan lembar kerja
e. Chart, menambahkan garfik
f. Symbol, memasukkan simbol
g. Function, melakukan berbagai macam perhitungan
h. Name
i. Comment
j. Picture, memasukkan gambar
k. Hyperlink, penyisipan hyperlink

5. Menu Format

Menu Format merupakan suatu menu yang berisi kumpulan perintah yang digunakan untuk mengatur format dasar dari lembar kerja. Menu yang terdapat diantaranya: a. Perintah untuk mengatur ukuran dan jenis huruf
b. Format angka
c. Warna
d. Garis pembatas sel
e. Baris dan kolom

6. Menu Tools

Menu Tools merupakan suatu menu yang digunakan untuk pengecekan ejaan, pengaturan workbook agar dapat digunakan oleh pengguna komputer lain dalam satu jaringan secara bersama-sama dan pengaturan setting program Microsoft Excel. Selain itu dapat digunakan untuk membandingkan dan menggabungkan beberapa workbook dalam satu jaringan mernggunakan perintah Compare and Merge WorkBooks. Untuk keamanan data dilengkapi dengan perintah Protection

7. Menu Data

Menu Data merupakan menu yang digunakan untuk pengolahan data yang terdapat pada lembar kerja. Menu yang terdapat diantaranya: a. Sort, mengurutkan data dari terkecil sampai terbesar
b. Filter, manyaring data
c. Form
d. Menghitung nilai subtotal
e. Membuat table

8. Menu Window

Menu Window digunakan untuk mengatur jendela kerja dari Microsoft Excel yang sedang aktif. Menu yang terdapat diantaranya: a. New Window, membuka jendela baru
b. Arrange, mengatur letak workbook
c. Hide, menyembunyikan workbook
d. Unhide, menampilkan kembali workbook
e. Split
f. Freeze Panes

9. Menu Help

Menu Help menu yang digunakan sebagai menu bantuan untuk mencari informasi yang diperlukan pada saat bekerja dengan Microsoft Excel. Menu yang terdapat diantaranya:

a. Microsoft Excel Help, panduan Microsoft Excel
b. Hide the Office Assistant c. What’s This d. Office on the Web
e. Activate Product f. Lotus 1-2-3 Help g. Detect and Repair

D. Ikon pada Microsoft Excel
Ikon-ikon diwakili dengan simbol atau gambar yang merupakan gambaran dari suatu perintah.

Toolbar standar terdiri atas ikon-ikon yang digunakan untuk membuka dokumen yang dibuat sebelumnya, menyimpan dokumen, mencetak dokumen, dan lain-lain.
Toolbar formatting terdiri atas ikon-ikon yang berfungsi untuk menjalankan perintah-perintah untuk mengatur format dasar dari dokumen atau lembar kerja.
Toolbar yang tidak ditampilkan pada Microsoft Excel dapat dipilih melalui menu View toolbars, kemudian memilih jenis toolbar yang ingin ditampilkan.